Un welcome pack per a empleats és un kit de benvinguda que l’empresa lliura a cada nova incorporació el primer dia. Sol incloure la capsa o l’estoig personalitzat, una carta de benvinguda, material de treball bàsic i dos o tres objectes de marca amb un ús real. Per pressupostar-lo, separa tres partides: packaging, contingut i muntatge o logística.
Què és un welcome pack i per a què serveix de debò
El welcome pack no és un regal. És la primera prova física de com treballa l’empresa. Si la capsa arriba ben impresa, amb tot ordenat i una nota amb el nom de la persona, el missatge és clar: aquí cuidem els detalls. Si arriba una bossa de plàstic amb un bolígraf i una llibreta solts, el missatge també és clar.
Les empreses que ho fan bé el fan servir per a tres coses: reduir la incertesa del primer dia, explicar la cultura sense un PowerPoint i aconseguir que la persona el comparteixi a les xarxes. Aquest últim punt no és menor. Una foto del kit a LinkedIn arriba a centenars de contactes del sector, molts dels quals candidats futurs.
Per això el packaging importa tant com el contingut. Una capsa de cartró personalitzada amb el logotip i un missatge interior costa poc més que una capsa neutra i canvia per complet la percepció del conjunt.
Què incloure en un welcome pack per a empleats
La temptació és posar-hi de tot. L’error habitual és omplir la capsa d’objectes que acaben en un calaix. La nostra recomanació: poques peces, útils i coherents amb la feina que farà la persona.
L’imprescindible
- Carta de benvinguda, signada pel responsable directe o per la direcció. Millor impresa que fotocopiada. Si pot portar el nom de la persona, molt millor.
- Guia ràpida de l’empresa: qui és qui, horaris, eines, a qui preguntar. N’hi ha prou amb un quadernet de poques pàgines.
- Material de treball que hagi de fer servir des del primer dia: llibreta, bolígraf, targeta d’accés, adhesius per al portàtil.
- Un objecte de marca amb ús real: ampolla, tassa, dessuadora, motxilla. Un de bo val més que cinc de mediocres.
El que suma punts
- Alguna cosa comestible de producció local o relacionada amb l’empresa.
- Un detall personalitzat segons el lloc de treball: un adaptador per a qui viatja, auriculars per a qui atén trucades.
- Un missatge interior imprès a la tapa de la capsa. És la primera frase que llegeix la persona en obrir-la.
- Una invitació concreta: cafè amb l’equip dijous, dinar de benvinguda divendres.
El que convé evitar
- Objectes de plàstic genèrics sense relació amb la marca.
- Talles de roba sense preguntar abans.
- Paper solt que s’arruga dins de la capsa.
- Farciment excessiu: la capsa ha d’anar ajustada al contingut, no a l’inrevés.
Com triar el packaging del welcome pack
El contingut decideix el format de la capsa, no a l’inrevés. Abans de demanar pressupost, posa tot el que hi inclouràs sobre una taula i mesura el conjunt. Amb això ja pots parlar amb la impremta de mides, materials i acabats.
| Format | Quan encaixa | Què cal tenir en compte |
|---|---|---|
| Capsa automuntable de cartró microcanal | Kits amb diversos objectes de pes mitjà, enviament a domicili | Resistent, econòmica en tiratges mitjans, impressió interior opcional |
| Estoig plegable de cartolina | Kits lleugers: papereria, targetes, petits detalls | Bon acabat gràfic, menys resistència al transport |
| Capsa rígida amb tapa | Perfils directius, incorporacions clau, marques prèmium | Cost unitari més alt, sensació de regal, es reutilitza |
| Bossa de paper amb nansa | Lliurament en mà el primer dia, pressupost ajustat | Ràpida de muntar, poca protecció, menys efecte sorpresa |
Per a la majoria d’empreses, la capsa automuntable amb impressió exterior a una o dues tintes i un missatge interior és el punt d’equilibri. Si el kit viatja per missatgeria a qui treballa en remot, afegeix-hi un interior troquelat o una safata de cartró perquè res no es mogui.
Si vols veure com queda el teu disseny abans d’imprimir tot el tiratge, demana una mostra física. A la pàgina de mostres expliquem com funciona.
Com pressupostar un welcome pack pas a pas
El pressupost d’un welcome pack té tres blocs. Separar-los evita la confusió més habitual: comparar el cost d’una capsa amb el cost del kit complet.
- Packaging: capsa o estoig, interior, paper de seda, etiqueta de tancament. Depèn de la mida, el material, el nombre de tintes, els acabats i, sobretot, el tiratge. Demanar 50 capses quatre vegades l’any surt força més car per unitat que demanar-ne 200 una sola vegada.
- Contingut: cada objecte té el seu proveïdor, el seu mínim i el seu termini. Agrupa les comandes per reduir mínims i despeses d’enviament.
- Muntatge i logística: algú ha de posar les coses a la capsa, tancar-la i lliurar-la. Ho pot fer RH, un servei de manipulat o el mateix proveïdor del kit. És el cost que més vegades s’oblida.
Un truc útil: calcula el cost per incorporació, no el cost total de la comanda. La direcció entén millor «cada benvinguda costa X» que «hem gastat Y en capses».
Què fa pujar el preu del packaging
- Capses grans amb poc contingut: pagues cartró i transport d’aire.
- Impressió a tot color a l’interior i a l’exterior quan una tinta a l’exterior i un missatge interior funcionen igual.
- Acabats especials (stamping, vernís selectiu, relleu) en tiratges petits, on els costos fixos pesen molt.
- Comandes fragmentades al llarg de l’any en lloc d’un tiratge anual amb emmagatzematge.
- Canvis de disseny després de cada comanda: cada art final nou pot implicar nous ajustos de màquina.
Errors freqüents en encarregar welcome packs
Després de veure molts kits de benvinguda, aquests són els errors que més es repeteixen:
- Dissenyar la capsa abans de tancar el contingut. Després les coses no hi caben o sobra espai i cal refer el troquel.
- No preveure l’enviament a qui treballa en remot. Una capsa pensada per lliurar en mà s’abonya a la missatgeria.
- Oblidar l’estoc. Si incorpores gent cada mes, necessites capses guardades i un sistema per reposar-les.
- Comparar pressupostos sense les mateixes condicions. Mateix cartró, mateix gramatge, mateixes tintes, mateixos acabats i mateix tiratge. Si no, compares productes diferents.
- Acceptar el primer pressupost de la impremta de sempre. El welcome pack és una comanda recurrent; un petit estalvi per unitat es multiplica cada any.
Si vols veure més idees de kits i formats per a equips, a la nostra secció de regals d’empresa recollim els casos més habituals.
Si ja tens un pressupost de la teva impremta per a les capses del welcome pack, puja’l a la nostra pàgina de pressupost. El revisem amb la mateixa qualitat, materials, acabats i tiratge, i en 48 hores feineres et diem quant pots estalviar. Si no el podem millorar, t’ho diem igualment i no pagues res.
Preguntes freqüents
Quantes unitats de welcome pack convé demanar de cop?
Depèn del teu ritme d’incorporacions. El més habitual és calcular les contractacions previstes per a dotze mesos i afegir-hi un marge del 10 o el 15 % per a imprevistos. Un sol tiratge anual sol abaratir força el cost unitari davant de comandes petites cada trimestre.
És millor una capsa rígida o una automuntable per a un kit de benvinguda?
Per a la majoria de llocs de treball, l’automuntable de cartró microcanal ofereix la millor relació entre imatge, resistència i cost. La capsa rígida té sentit per a incorporacions clau o marques amb posicionament prèmium, on el kit es guarda i es reutilitza.
Es pot personalitzar el welcome pack amb el nom de cada persona?
Sí, però no cal imprimir cada capsa diferent. El més pràctic és una capsa estàndard i personalitzar la carta, una etiqueta o una targeta interior. Així mantens un sol tiratge de packaging i el toc personal l’afegeixes en el muntatge.