El material promocional para eventos y ferias se agrupa en cuatro bloques: lo que viste el stand (PLV, displays, cartelería de cartón), lo que se entrega (bolsas, folletos, tarjetas), lo que se regala (packaging de detalles y muestras) y lo que se usa internamente (etiquetas, acreditaciones, cajas de transporte). Este checklist recorre los cuatro, con lo que hay que decidir antes de pedir presupuesto a la imprenta.
Por qué hace falta un checklist de material promocional para eventos
Una feria se prepara durante meses y se monta en un día. Si falta una pieza impresa, no hay forma de recuperarla a tiempo. Por eso la lista de material no puede estar en la cabeza de una persona ni repartida entre correos. Tiene que estar escrita, con medidas, cantidades, acabados, proveedor y fecha de entrega para cada referencia.
La segunda razón es el coste. Cuando el material se pide a última hora, se paga con recargo, con menos opciones de material y con más errores. Y cuando se pide en pedidos sueltos a proveedores distintos, se multiplican los costes fijos y los transportes. Un checklist completo permite agrupar, planificar y comparar presupuestos con las mismas condiciones.
Bloque 1: lo que viste el stand
Es la parte más visible y la que más margen de tiempo necesita, porque implica montaje, estabilidad y, a menudo, troqueles o formatos a medida.
- Displays y expositores de cartón para producto: de mostrador, de suelo, con bandejas. Define qué producto va en cada uno, su peso y cómo se repone.
- Tótems y paneles con mensaje de marca. En cartón compacto o microcanal; comprueba que se pueden plegar para el transporte.
- Cartelería de precios, novedades y promociones. Diseña un sistema: mismo formato, mismo soporte, distinto contenido.
- Elementos de mostrador: porta-folletos, porta-tarjetas, pequeños expositores de muestras.
- Señalización interna: zonas de reunión, almacén, horarios de demostraciones.
Preguntas que hay que responder antes de pedir: ¿se transporta montado o plano? ¿Lo monta vuestro equipo o un montador? ¿Se reutiliza en la próxima feria? Si la respuesta a la última es sí, invierte en un cartón más resistente y evita fechas o mensajes de temporada en la impresión.
En nuestra página de packaging promocional y PLV recogemos los formatos de cartón más habituales para punto de venta y stands.
Bloque 2: lo que se entrega al visitante
Todo lo que el visitante se lleva en la mano y que, idealmente, llega a su oficina.
- Bolsas de papel con el logo. El soporte publicitario más barato por impacto en una feria: pasea por todo el recinto. Decide tamaño según lo que vaya dentro y tipo de asa según el peso.
- Catálogos, folletos y fichas de producto. Menos páginas y más claras. Lo que no se lee en el tren de vuelta no se lee.
- Tarjetas de visita del equipo que atiende el stand. Comprueba que todo el mundo tiene suficientes.
- Carpetas o sobres para agrupar documentación en reuniones comerciales.
- Pósteres o láminas si el producto tiene componente visual.
Decisión clave: cuántas bolsas. Calcula los visitantes esperados en el stand, no los asistentes totales a la feria. Y pacta con la imprenta si hay posibilidad de reposición rápida en caso de que la feria dure varios días y se agoten. Las bolsas de papel personalizadas ganan mucho en coste unitario con la tirada, así que si vais a varias ferias al año, plantea un diseño neutro que sirva para todas.
Bloque 3: lo que se regala
El detalle promocional que diferencia un stand de otro no suele ser el objeto, sino la presentación. Una muestra en un estuche con el logo se guarda; una muestra suelta se pierde en la bolsa.
- Packaging para muestras de producto: estuches plegables pequeños, cajas con ventana, blísters de cartón.
- Cajas para regalos a clientes clave que visitan el stand con cita: kits pequeños, en caja automontable o rígida.
- Estuches para objetos promocionales: bolígrafos, memorias USB, libretas.
- Packaging para sorteos o concursos: una caja especial para el premio, que se fotografía en el stand.
- Etiquetas y adhesivos para personalizar objetos genéricos sin encarecer el pedido.
Separa en dos niveles: lo que se da a cualquier visitante (tirada grande, packaging sencillo) y lo que se da a contactos cualificados (tirada corta, packaging cuidado). Mezclar los dos niveles encarece el primero y devalúa el segundo.
Bloque 4: lo que usa el equipo
El material que nadie ve pero sin el que la feria no funciona.
- Cajas de transporte para el material del stand, etiquetadas por contenido y orden de montaje.
- Etiquetas de inventario para producto expuesto y muestras.
- Acreditaciones y soportes si la organización no los proporciona.
- Formularios o tarjetas de contacto para recoger datos de visitantes cuando falla la tecnología.
- Cartelería de reserva: carteles en blanco del mismo formato para imprevistos (cambios de precio, agotados, horarios).
Checklist resumido para el pedido a imprenta
Esta tabla sirve como plantilla. Rellena una fila por referencia y no pidas presupuesto hasta tener todas las columnas completas.
| Dato | Qué concretar | Por qué importa |
|---|---|---|
| Referencia y uso | Nombre de la pieza y para qué sirve en el stand | Evita duplicados y olvidos |
| Medidas | Alto, ancho, fondo; medidas plegado si aplica | Determina material, troquel y transporte |
| Cantidad | Unidades más margen de reposición | La tirada es el factor que más mueve el coste unitario |
| Material y gramaje | Cartón compacto, microcanal, cartulina, papel | Resistencia y acabado; imprescindible para comparar presupuestos |
| Impresión | Caras, número de tintas, Pantone si lo hay | Coherencia de color entre todas las piezas |
| Acabados | Plastificado, barniz, stamping, troquel, hendidos | Suben el coste y los plazos; decide si se ven en el stand |
| Montaje y entrega | Plano o montado; dirección y fecha límite | El material tiene que llegar antes del montaje, no de la apertura |
| Reutilización | Sí o no; en qué otras ferias | Cambia el material y el diseño (sin fechas ni temporada) |
Errores que se repiten feria tras feria
- Pedir todo al final. Lo que lleva troquel o montaje tiene que ir primero. La cartelería de precios puede esperar.
- Un diseño distinto para cada feria. La identidad de marca no cambia; cambia el mensaje. Imprime lo permanente en tiradas grandes y lo variable en pequeñas.
- Comparar presupuestos sin las mismas condiciones. Si un presupuesto es más barato pero usa un cartón más fino o menos tintas, no es comparable.
- No pedir muestra de las piezas estructurales. Un expositor que cede con el peso del producto se descubre en la muestra, no en el stand.
- Olvidar el transporte. El material plano cabe en una furgoneta; el material montado, a veces no. Decide antes de imprimir.
Si tu empresa participa en varias ferias al año, el material de cartón es un pedido recurrente, y un pequeño ahorro por unidad se multiplica. Puedes ver más formatos en nuestra página de merchandising para eventos y ferias.
Si ya tienes un presupuesto de tu imprenta para el PLV, las bolsas o el packaging de tu próxima feria, súbelo en nuestra página de presupuesto. Lo revisamos con la misma calidad, materiales, acabados y tirada, y en 48 horas laborables te decimos cuánto puedes ahorrar. Si no podemos mejorarlo, te lo decimos igual y no pagas nada.
Preguntas frecuentes
¿Qué material de feria conviene reutilizar y cuál no?
Reutiliza todo lo estructural: displays, tótems, expositores de mostrador y cajas de transporte, siempre que estén impresos sin fechas ni mensajes de temporada. No compensa reutilizar lo que se deteriora con el uso (bolsas, folletos) ni lo que lleva información que cambia (precios, novedades).
¿Cuántas bolsas hay que pedir para una feria?
Parte de los visitantes previstos en tu stand, no del aforo total de la feria, y añade un margen prudente. Si asistes a varias ferias, pide una tirada mayor con un diseño neutro: el coste unitario baja mucho y te sirve para todo el año.
¿Se puede imprimir el material promocional de una feria con poco tiempo?
Lo plano y sencillo, como carteles y flyers, suele tener plazos cortos. Lo que lleva troquel, montaje o acabados necesita más margen y, si se fuerza, se paga en recargos y en menos opciones. Planifica estas piezas primero y deja lo sencillo para el final.