El merchandising para congresos y ferias que funciona es ligero, útil y fácil de repartir: bolsas de tela, bolígrafos, lanyards, libretas pequeñas y botellas, más un artículo de mayor valor reservado para contactos cualificados. Prepáralo con al menos un mes de margen y compara presupuestos con la misma especificación. Si ya tienes uno, Promopack lo rebaja como mínimo un 10 % con el mismo material y responde en 48 horas laborables.
¿Qué merchandising para congresos y ferias funciona de verdad?
En una feria, el visitante recoge decenas de objetos y carga con ellos todo el día. Lo que sobrevive a la vuelta a casa es lo que pesa poco, se usa y no parece publicidad barata. Distingue dos niveles:
- Reparto general: para todo el que pasa por el stand. Bajo coste unitario, gran cantidad.
- Regalo cualificado: para quien deja sus datos, tiene una reunión o es cliente. Pocas unidades, mayor valor.
Lista de artículos por nivel
| Artículo | Nivel | Por qué funciona |
|---|---|---|
| Bolsa de tela o de congreso | General | El visitante mete en ella todo lo demás y la lleva por el recinto |
| Bolígrafo | General | Bajo coste, útil durante la propia feria |
| Lanyard y portaacreditación | General (organizador o patrocinador) | Visible todo el evento |
| Libreta pequeña | General | Se usa en charlas y reuniones |
| Botella reutilizable | Cualificado o general en eventos largos | Útil in situ y después |
| Cargador portátil o cable | Cualificado | Alto valor percibido en eventos de todo el día |
| Kit en caja | Cualificado (clientes, prensa) | Presentación cuidada, recuerdo duradero |
El detalle de lanyards, acreditaciones, roll-ups y kits está en kits para eventos y ferias, y para festivales y eventos al aire libre en merchandising para festivales y eventos.
¿Cuánto merchandising llevar a una feria?
Parte del dato que tengas: visitantes al stand en ediciones anteriores, citas previstas o aforo del congreso. Como orientación general, el reparto general se calcula sobre los contactos que esperas en el stand (no sobre el total de visitantes de la feria) y el regalo cualificado sobre las reuniones y leads previstos, con una reserva de un 10-15 %. Si es tu primera feria, pide menos del artículo caro y más del barato: es más fácil quedarse corto de regalo premium que tirar cajas de bolígrafos.
Lo explicamos con más detalle en nuestro artículo sobre cómo calcular cantidades de merchandising, en el blog.
¿Con cuánto tiempo hay que preparar el material?
Los plazos dependen del artículo, la técnica y la temporada, y en primavera y otoño (temporada alta de ferias) se alargan. Planifica así: seis a ocho semanas antes, define artículos y cantidades; cinco semanas antes, cierra arte final y presupuesto; cuatro semanas antes, aprueba muestra; dos semanas antes, recibe el material en la oficina o directamente en el recinto si el organizador lo permite. Pedir con urgencia encarece producción y transporte.
¿Cómo pagar menos por el merchandising de la feria?
- Agrupa el pedido: si vas a varias ferias al año, pide el reparto general de una vez.
- Repite artículo y técnica: reutilizar pantallas y clichés reduce costes fijos.
- Simplifica el marcaje: un color bien elegido sobre el color del producto funciona igual que tres.
- Compara con la misma especificación: producto, técnica, colores, cantidad, embalaje y entrega.
Con la especificación cerrada, Promopack oferta el mismo pedido como mínimo un 10 % más barato: mismos artículos, misma técnica y misma cantidad. Respondemos en un máximo de 48 horas laborables y puedes pedir muestras pagando solo su coste. Si no podemos mejorar tu presupuesto, te lo decimos y no cuesta nada. Si es tu primera feria y no tienes referencia, puedes pedir presupuesto desde cero.
¿Qué hacer con el material que sobra?
Si el merchandising no lleva fecha ni nombre del evento, el sobrante sirve para la siguiente feria, para visitas comerciales o para el kit de bienvenida de nuevas incorporaciones. Guárdalo en cajas etiquetadas con artículo y cantidad, y anota cuánto se repartió en cada evento: con dos o tres ferias registradas, tus cálculos de cantidad serán mucho más precisos y evitarás pedidos de urgencia.
¿Qué errores conviene evitar?
- Repartir el regalo caro a todo el que pasa.
- Llevar artículos pesados o voluminosos que el visitante no quiere cargar.
- Olvidar la bolsa: sin ella, el resto del material se queda en el stand.
- Recibir el material el día antes, sin margen para incidencias.
- No apuntar cuánto se repartió: es el dato para la siguiente feria.
En resumen
- El merchandising para ferias se organiza en dos niveles: reparto general y regalo cualificado.
- Bolsas, bolígrafos, lanyards y libretas para el reparto; botellas, tecnología y kits para contactos clave.
- Calcula cantidades sobre los contactos esperados en el stand, con un 10-15 % de reserva.
- Prepara el material con seis a ocho semanas de margen.
- Promopack rebaja un presupuesto de merchandising para ferias como mínimo un 10 % con el mismo material, y responde en 48 horas laborables.
Si ya tienes el presupuesto del material de tu próxima feria, súbelo aquí y te decimos en 48 horas cuánto puedes ahorrar.
Preguntas frecuentes
¿Qué es lo más útil para repartir en un stand?
Una bolsa de tela y un bolígrafo cubren la mayoría de casos: son ligeros, baratos por unidad y se usan durante la propia feria. Una libreta pequeña es un buen añadido en congresos con muchas charlas.
¿Se puede enviar el merchandising directamente al recinto ferial?
Muchos recintos aceptan entregas en fechas concretas y con etiquetado específico del stand. Confírmalo con el organizador y comunícalo al proveedor al pedir, porque cambia el transporte.
¿Puedo pedir el mismo material de la feria del año pasado más barato?
Sí. Si conservas el presupuesto, Promopack oferta los mismos artículos, técnica y cantidad como mínimo un 10 % más baratos y responde en 48 horas laborables.
